5 rzeczy, które warto wiedzieć na temat rolek kasowych

Rolki do kas fiskalnych — kto musi je mieć w swojej firmie?

Nie każda firma musi korzystać z kasy fiskalnej i rolek kasowych. Wszystko zależy od rodzaju działalności gospodarczej oraz aktualnie obowiązujących przepisów podatkowych. Podsumowując szczegółowe wytyczne, z rolek fiskalnych muszą korzystać przedsiębiorcy, którzy:

•       zajmują się handlem detalicznym. Są to przede wszystkim sklepy spożywcze, butiki, apteki, kawiarnie i restauracje;
•       świadczą usługi „na miejscu”. Spośród nich można wyróżnić m.in. fryzjerów, kosmetyczki, stomatologów czy mechaników samochodowych. Ponadto niektóre osoby, działające jako freelancerzy, czyli niezwiązane z żadną instytucją, również muszą wyposażyć swoje firmy w kasy fiskalne;
•       prowadzą hotele. Dotyczy to również pensjonatów, willi czy moteli;
•       zajmują się transportem publicznym. Przewoźnicy również powinni mieć kasy fiskalne.

Rolki do kas fiskalnych — 5 faktów, które jako przedsiębiorca musisz poznać

Mogłoby się wydawać, że rolki do kas fiskalnych nie mają tajemnic przed żadnym przedsiębiorcą. A jednak — istnieje kilka nieoczywistych informacji, które pozwolą Ci uniknąć problemów w przyszłości.

1. Obowiązek stosowania

W wielu krajach korzystanie z rolek kasowych jest obowiązkowe w przypadku przedsiębiorstw zajmujących się sprzedażą produktów czy świadczących niektóre usługi. Rolki kasowe umożliwiają dokumentowanie transakcji, a to z kolei jest niezbędne do spełnienia wymagań podatkowych i księgowych.

2. Unikalne numery transakcyjne

Rolki do kas fiskalnych nadają unikalny numer każdej transakcji, co ułatwia identyfikację i śledzenie poszczególnych operacji. Jaki cel ma takie działanie? Przede wszystkim pomaga w audytach, rozliczeniach podatkowych oraz utrzymaniu przejrzystości finansowej.

3. Rodzaje rolek kasowych

Wyróżniamy kilka podstawowych rodzajów rolek fiskalnych, m.in.:

•       termiczne,
•       offsetowe,
•       jednokopiujące.

Rolki termiczne do kas są najczęstszym wyborem, ponieważ nie wymagają taśmy barwiącej, a obraz jest drukowany bezpośrednio na specjalnym papierze. Druga z ww. pozycji przeznaczona jest do drukarek z kasetami barwiącymi. Trzecia z kolei — do nieco starszych kas.

4. Bezpieczeństwo i poufność

Drukarki fiskalne są projektowane z myślą o bezpieczeństwie transakcji i ochronie poufności danych finansowych. Wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak mechanizmy antyfalsyfikacji i systemy szyfrowania, pomaga zabezpieczyć dane przed dostępem osoby z zewnątrz.

5. Rozmiary rolek kasowych

Rolki mają różne rozmiary, a wybór zależy przede wszystkim od urządzenia, które posiadamy. Rolki kasowe 57 × 15 wybierają przedsiębiorcy, którzy mają bardzo małe drukarki i sprzęty mobilne, takie jak kasy przenośne czy terminale płatnicze. W przypadku większych urządzeń sprawdzą się rolki kasowe 57 × 30. 

Jak zniszczyć rolki kasowe?

Niszczenie rolek kasowych może przysparzać wielu trudności, zwłaszcza gdy robimy to pierwszy raz. Aby uniknąć konsekwencji prawnych wynikających z nieprawidłowego utylizowania dokumentów, możemy skorzystać z pomocy specjalistów. Choć przepisy nie narzucają na nas tego obowiązku, paragonu, faktury itp. należy zniszczyć w taki sposób, aby odczytanie z nich danych było niemożliwe.

Rolki kasowe — okres przechowywania

Jako przedsiębiorcy jesteśmy zobowiązani do przechowywania dowodów sprzedaży przez określony czas. Art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej mówi, że dokumentacja księgowa przedawnia się po 5 latach, jeśli liczymy od końca roku kalendarzowego. Oznacza to, że dopiero po upływie tego czasu możemy zniszczyć rolki do kas fiskalnych.

Gdzie je przechowywać? Przydatne okazują się skoroszyty. Aby dowiedzieć się więcej, zajrzyj do artykułu „Organizacja dokumentów biurowych za pomocą skoroszytów – jakie wybrać i jak ich używać?”.

Rolki kasowe to niezwykle potrzebne akcesoria, dzięki którym zarejestrujemy płatność i zagwarantujemy bezpieczeństwo transakcji. Aby ułatwić sobie prowadzenie biznesu, dobrze jest jednak znać okres przechowywania tych dokumentów, a także sposoby na ich utylizację. Jeśli chcesz bezpiecznie zniszczyć faktury czy paragony, wyposaż biuro w niszczarki do papieru. Wysokiej jakości urządzenia znajdziesz w ofercie firmy Biurpap.