Organizacja dokumentów biurowych za pomocą skoroszytów – jakie wybrać i jak ich używać?

Co to jest skoroszyt i jak go używać? 

Skoroszyt jest teczką z przymocowanym wewnątrz mechanizmem do spinania kartek. Dokumenty mogą być wpinane pojedynczo lub zbiorczo (np. w koszulkach). Wytrzymałe okładki i foliowe koszulki chronią zawartość przed zniszczeniem. Dostępne są modele o różnych pojemnościach. Z reguły mieści się w nich więcej dokumentów niż w teczce, ale mniej niż w segregatorze. Najpopularniejszym wariantem jest skoroszyt A4.

Oprócz ochrony dokumentów skoroszyty zapewniają możliwość łatwej organizacji i hierarchizacji np. pism urzędowych czy faktur. Dzięki ich zastosowaniu szybko odszukasz zarówno dokumenty bieżące, jak i przeznaczone do archiwizacji. Akcesoria są dostępne w wielu barwach. Skoroszyty kolorowe pomagają wprowadzić funkcjonalne oznaczenia archiwizacyjne – kolory mogą odnosić się do wybranej kategorii. Organizując w ten sposób przestrzeń biura, ułatwisz sobie przechowywanie i odszukiwanie danych. W ofercie Biurpap znajdziesz modele białe, czarne, żółte, czerwone czy granatowe.

Skoroszyty plastikowe i papierowe 

Ze względu na materiał wykonania wyróżnia się skoroszyty plastikowe i skoroszyty papierowe. Najpopularniejsze i najtańsze są warianty wykonane z plastiku. Są one zazwyczaj przezroczyste lub półprzezroczyste – dzięki temu można łatwo zobaczyć ich zawartość. Skoroszyty papierowe mają formę cienkiej teczki. Wiele modeli wykonywanych jest z kartonu lub barwionego papieru. Ich zaletą jest specjalne miejsce na podpisanie zawartości. Warianty kartonowe są nieco sztywniejsze – sprawdzają się przede wszystkim w archiwach.

Skoroszyty na dokumenty – rodzaje zapięć i najpopularniejsze modele 

Skoroszyty można podzielić ze względu na rodzaj zapięcia. Do najczęściej wybieranych należą: 

•      Skoroszyty oczkowe – najpopularniejszy rodzaj skoroszytów. Mają one specjalne otwory, które pozwalają na łatwe wpięcie ich do segregatora. Dzięki temu można podzielić dokumenty na grupy, a następnie posegregować je według działów. Modele oczkowe mają też metalowe wąsy oraz perforowany grzbiet umożliwiający zwiększenie ich pojemności. Na frontach skoroszytów oczkowych umieszczone są pola przeznaczone do opisywania przechowywanych materiałów. 
•      Skoroszyty z klipem (zaciskowe) – umożliwiają przechowywanie dokumentów bez konieczności ich dziurkowania. Modele te mają sztywne okładki, chroniące ważne materiały przed pognieceniem, oraz zacisk, który trzyma pliki w jednym miejscu. Zapięcie na klips znacznie przyspiesza wkładanie i wyjmowanie dokumentów. 
•      Skoroszyty zawieszkowe – są to modele dostosowane do przechowywania na stojakach. Sprawdzają się wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba szybkiego odnajdywania informacji. Modele połówkowe pozwalają dodatkowo na poznanie zawartości skoroszytu bez konieczności jego otwierania. 

Jak przechowywać skoroszyty?

Wiele skoroszytów tworzonych jest z myślą o wpinaniu ich w segregatory, dlatego najlepszym pomysłem jest zakup modeli pasujących do znajdujących się w biurze akcesoriów – wówczas proces archiwizacji będzie łatwy i szybki. Skoroszyty bez europerforacji można trzymać w specjalnych pudłach lub szufladach kartotekowych. Takie rozwiązanie jest często stosowane w archiwach. 

Organizacja dokumentów biurowych – skoroszyty z oferty Biurpap

W sklepie Biurpap znajdziesz skoroszyty na dokumenty z okładką miękką i twardą oraz produkty z metalowymi wąsami. Wśród artykułów plastikowych dużą popularność zyskują skoroszyty półprzezroczyste Donau i skoroszyty kolorowe Biurfol. Warianty z europerforacją można wpiąć do segregatora. Alternatywą dla nich jest skoroszyt bez europerforacji, taki jak zwykły skoroszyt papierowy Kiel Tech. Więcej o organizacji dokumentów biurowych dowiesz się z artykułu Jakie są rodzaje teczek na dokumenty i ich zastosowanie?