Jakie są rodzaje teczek na dokumenty i ich zastosowanie?

Rodzaje teczek na dokumenty

Teczki na dokumenty różnią się pod względem materiału wykonania, wielkości i sposobu zapinania. Podstawowy podział jest następujący:

•       Teczki z gumką

Teczki zapinane na gumkę stosowane są niemal wszędzie – w domu, w biurze i w szkole. Ich bazą jest okładka – kartonowa lub wykonana z tworzywa sztucznego. Po bokach mają skrzydełka, które przytrzymują zawartość podczas przenoszenia. Zarówno okładka, jak i skrzydełka mają z reguły delikatne bigowanie, które pozwala na dopasowanie grubości teczki do jej zawartości. Gumka służąca do spięcia teczki może być zakładana wzdłuż długiej krawędzi okładki albo na jej rogach.

•       Teczki wiązane

Teczki wiązane, podobnie jak teczki zapinane na gumkę, mają formę jednoelementowej okładki z kartonu lub tworzywa sztucznego. Od modelu z gumką różni je jedynie sposób zamykania. Do przedniej i tylnej części produktu przymocowane są tekstylne tasiemki. Po zamknięciu teczki zabezpiecza się zawartość, wiążąc je na kokardę. Zajmuje to nieco więcej czasu niż zabezpieczenie teczki zapinanej na gumkę, ale zamknięcie jest solidniejsze. Wiązanie pozwala na przenoszenie w teczce dużej liczby dokumentów bez obaw o ich bezpieczeństwo.

•         Teczki skrzydłowe i segregujące

Teczki skrzydłowe przypominają modele wiązane czy z gumką, ale są od nich grubsze i sztywniejsze. Ich bazą jest okładka ze skrzydełkami. Mogą być zapinane na gumkę lub rzepy (są to tzw. teczki akademickie). Do teczek segregujących można zaliczyć wersje ze skrzydełkami bądź tradycyjnymi okładkami. Ich charakterystyczną cechą są znajdujące się wewnątrz przekładki, ułatwiające segregację dokumentów. Warianty te mogą nie mieć zapięcia.

Teczki – zastosowanie

Teczki służą przede wszystkim do archiwizowania dokumentów. Działy zajmujące się księgowością i HR wykorzystują je do przechowywania dokumentacji pracowników firmy. Umieszcza się w nich faktury, umowy i aneksy. W archiwach przydają się również teczki wiszące, tworzone ze złożonego na pół arkusza tektury. Na końcach produktu montuje się szyny z małymi haczykami. Taka konstrukcja ułatwia umieszczenie dokumentów wewnątrz teczki i zawieszenie jej w pozycji poziomej. Więcej na ten temat dowiesz się z artykułu Archiwizacja dokumentów – jak robić to poprawnie?

Teczki stosowane są również jako elementy podstawowego wyposażenia biura. Można umieścić na ich grzbietach logo firmy i wręczać je klientom. Tego typu produkty sprawdzą się także w domu i w magazynie. Umożliwiają bezpieczne przechowywanie wszystkich ważnych dokumentów i materiałów, które warto zachować. Duże modele mogą zastępować segregatory.

Teczka na dokumenty – jaką wybrać?

Wybierając idealną teczkę, trzeba wziąć pod uwagę jej przeznaczenie. Należy zastanowić się, ile dokumentów ma się w niej zmieścić i jak powinna wyglądać. Ważne są również materiał wykonania i wymiary teczki. Dostępne na rynku modele najczęściej tworzone są z kartonu, tektury, polipropylenu lub PVC. Wersje z papieru są tańsze i bardziej ekologiczne, a modele wykonane z tworzyw sztucznych przez długi czas zachowują doskonały stan.

Kartonowe teczki z gumką i wiązane przydadzą się przede wszystkim w domu oraz w biurze. Ich największymi zaletami są lekkość i przystępna cena. Klasyczne teczki A4 występują w wielu kolorach, co ułatwia segregowanie małej liczby dokumentów – do każdego typu można przypisać osobny kolor. W przypadku konieczności przechowywania materiałów o niestandardowych rozmiarach należy wybrać teczkę A3 bądź model o grubszym i szerszym grzbiecie.

W przypadku archiwizowania wielu dokumentów w firmie najlepiej sprawdzają się teczki segregujące i wieszane. Asortyment Biurpap obejmuje również wersje, które można zabierać na specjalne okazje, np. na wystąpienia publiczne. W takiej sytuacji zwykła, kartonowa teczka na gumkę wyglądałaby mało profesjonalnie – znakomicie sprawdzi się za to elegancki model skrzydłowy. W bogatej ofercie Biurpap znajduje się wiele rodzajów teczek, co ułatwia dopasowanie ich do indywidualnych potrzeb i umożliwia wszechstronne zastosowanie.