Archiwizacja dokumentów – jak robić to poprawnie?

Jak można ułatwić przechowywanie ważnych akt, zachowując do nich swobodny dostęp? Pomocne są praktyczne artykuły biurowe przeznaczone do archiwizacji dokumentów.

Archiwizacja dokumentów – co to jest?

Archiwizacja dokumentów to proces, dzięki któremu można przechowywać ważną dokumentację w bezpiecznych warunkach, w skategoryzowany sposób. Korzystają z niej zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i niewielkie firmy, instytucje, biura czy placówki oświatowe. Odpowiednio przeprowadzony proces archiwizowania pozwala nie tylko zachować materiały w dobrym stanie i umożliwić ich odczyt nawet po wielu latach. Gwarantuje też łatwe i szybkie dotarcie do potrzebnych pism, bez konieczności przeglądania stosu faktur i umów. To szczególnie istotne w przypadku kontroli urzędowej. Archiwizowanie dokumentów często usprawnia funkcjonowanie firm oraz kadr pracowniczych i przyczynia się do zminimalizowania liczby pomyłek (np. podczas pracy w magazynie).

Jak archiwizować dokumenty?

Za prawidłowe przechowywanie dokumentacji odpowiedzialny jest kierownik danej jednostki organizacyjnej. Aby właściwie przeprowadzić cały proces archiwizacji, należy skoncentrować się na kilku podstawowych krokach. Proces należy rozpocząć od pogrupowania dokumentacji. Dzięki temu łatwiej będzie pracownikom dotrzeć do pisma, które jest w danej chwili potrzebne. Na tym etapie można kierować się tematyką (np. konkretny projekt) lub typem dokumentu (np. faktury VAT). Każda grupa powinna być krótko opisana, co ułatwi jej późniejsze odnalezienie w archiwum.

Ważne jest układanie pism w sposób chronologiczny. Nie można też zapominać o bezpieczeństwie. Dokumenty muszą być przechowywane w zaciemnionym, suchym miejscu, które nie jest narażone na działanie czynników zewnętrznych i zostało odpowiednio zabezpieczone na wypadek ewentualnej powodzi lub pożaru. Dostęp do miejsca, w którym znajduje się archiwum, powinny mieć wyłącznie uprawione do tego osoby. Praktyczne akcesoria, które uławiają przechowywanie dokumentów, dostępne są w ofercie firmy Biurpap w kategorii „archiwizacja”.

Archiwizacja dokumentów kategorii A i B

Dokumentację można podzielić na dwie główne kategorie pod względem ich wartości archiwalnej:

•      materiały archiwalne oznaczone symbolem A
•      materiały niearchiwalne oznaczone symbolem B.

Materiały archiwalne to akta, które mają istotne znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Archiwizacja dokumentów kat. A wymaga więc szczególnego podejścia. Stanowią one część państwowego zasobu archiwalnego i są przeznaczone do przechowywania wieczystego. Oznacza to, że dokumenty takie nigdy nie mogą zostać zniszczone. Powinny znajdować się w archiwach zakładowych przez 25 lat. Po tym czasie przekazuje się je do właściwego archiwum państwowego.

Dokumentacja niearchiwalna to wszystkie pisma, które mają jedynie tymczasową wartość praktyczną. Archiwum powinno przechowywać je przez okres ustalony dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Wykaz taki, z informacjami o kategoriach archiwalnych poszczególnych dokumentów, powinna posiadać każda firma. Po wykorzystaniu dokumentacji z kat. B i przechowaniu jej przez wymagany okres można przeklasyfikować ją, zniszczyć samodzielnie lub oddać do utylizacji. A jak archiwizować dokumenty kat. B? Najważniejsze zasady opisujemy poniżej.

Archiwizacja dokumentów – przepisy dotyczące przechowywania akt

Najważniejszym aktem, który określa zasady przechowywania dokumentów, jest Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.). W treści dokumentu można znaleźć m.in. ważne definicje oraz przepisy karne. Okres przechowywania dokumentacji określa art. 74 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości: 

•      księgi rachunkowe – 5 lat
•      zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – 5 lat
•      dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – co najmniej 5 lat od momentu upływu jej ważności
•      dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat
•      dokumenty dotyczące reklamacji i rękojm – do 1 roku po upływie terminu rękojmi lub rozliczenia gwarancji
•      pozostałe dowody księgowe i ważne dokumenty – 5 lat.

Okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dany dokument dotyczy. Istnieje możliwość przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej, ale każdy podatnik jest zobowiązany do jej wydrukowania na żądanie urzędu skarbowego. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jaki papier do druku warto wybrać, przeczytaj artykuł Rodzaje papierów do druku – jakie są i czym kierować się podczas wyboru?

Zasady archiwizacji dokumentów – praktyczne narzędzia z oferty Biurpap

Bardzo ważne jest prawidłowe usytuowanie oraz wyposażenie lokalu przeznaczonego na archiwum. Miejsce, w którym przechowywane będą dokumenty, należy zabezpieczyć przed ewentualnym zalaniem lub pożarem, a także przed przedostaniem się do pomieszczenia osób niepowołanych. Równie ważne jest wykorzystanie wysokiej jakości artykułów biurowych, które pomogą zachować porządek i usprawnią proces archiwizacji.

Do przechowania materiałów często wykorzystuje się specjalne pudełka archiwizacyjne. Pozwalają one nie tylko segregować dokumenty, ale też zabezpieczyć je przed działaniem promieniowania słonecznego. Pudełka wyposażone są w uchwyty, dzięki którym można je wygodnie przenosić.

Porządkując dokumenty, należy pamiętać o zachowaniu czytelnego podziału na okresy rozliczeniowe. Przydatne okazują się segregatory biurowe wraz z praktycznymi przekładkami oraz pojemniki na teczki. Dzięki takim akcesoriom materiały będą dobrze skategoryzowane i ułożone w odpowiedniej kolejności. Składane pojemniki na teczki z oferty Biurpap są bardzo proste w montażu. Nadają się do umieszczenia w szufladzie i umożliwiają archiwizowanie dużej ilości dokumentów. Wykonane są z trwałego polistyrenu, co pozwala zabezpieczyć dokumentację przed wilgocią. Podczas archiwizacji przydają się również teczki na dokumenty w formie koszulek na zatrzask. Nie tylko pełnią one funkcję organizacyjną, ale też zabezpieczają papier przez uszkodzeniami.

Bez względu na to, z jakich artykułów biurowych korzystasz, archiwizując dokumenty, pamiętaj, by zachować do nich swobodny dostęp. Ułatwi to działania w przypadku pojawienia się kontroli urzędowej. Skrupulatnie przeprowadzony proces archiwizacji przynosi wiele korzyści – zarówno pod względem organizacji, jak i efektywności codziennej pracy. Warto więc znać przepisy dotyczące prawidłowego przechowywania dokumentów i korzystać z praktycznych rozwiązań, które usprawniają funkcjonowanie archiwum.