Pojemniki i pudełka przydatne w biurze – co i jak wybrać?

Uporządkowana przestrzeń biurowa to jeden z warunków efektywnej i płynnej pracy. Porządek gwarantuje także szybkie odnajdywanie potrzebnych dokumentów i akcesoriów biurowych. Prócz tego, ustalony schemat i system organizacji wspiera poczucie komfortu pracy, a także estetykę pomieszczenia, co jest szczególnie ważne w biurach, do których dostęp mają klienci. Pojemniki i pudełka pomogą uzyskać powyższe efekty, a także będą wspierać niezbędną archiwizację.

Świat pudełek a właściwy wybór

Oczywiście, jeśli cenimy sobie wysoką jakość i estetykę, to nie będziemy korzystać z przypadkowych pudełek, które po prostu pomieszczą elementy wyposażenia, segregatory, czy konkretne dokumenty.

By pudełka nie tylko spełniały swoją funkcję przechowywania, ale i były wygodne w codziennym użytkowaniu, warto zakupić pudełka i pojemniki stworzone z myślą o zastosowaniach biurowych. Są to przede wszystkim pudełka archiwizacyjne na dokumenty, pojemniki na teczki, pojemniki stojące, czy pojemnik na teczki zawieszane.

Pudełka archiwizacyjne a system zarządzania dokumentami

Każde biuro rządzi się swoimi prawami i ma odmienne potrzeby. Jednak bez względu na branżę, czy wewnętrzny system zarządzania, istnieją pewne ogólne zasady, które sprawdzą się w większości biur. Przykładem jest archiwizacja dokumentów, która wymaga rzetelności i łatwego dostępu do zarchiwizowanej dokumentacji. Nie sprawdzi się zatem zapakowanie jej do jednego kartonu, bez jakiegokolwiek zorganizowania i odłożenie do szafy.

Mimo że elektroniczne wersje plików oraz całe bazy danych ułatwiają naszą codzienność, to odszukanie papierowej wersji często bywa kluczowe dla finalizacji danego projektu, umowy itp. Może na przykład zachodzić konieczność porównania wersji cyfrowej z wersją papierową lub przedłożenie oryginału dokumentu.

Pudełka archiwizacyjne na dokumenty to podstawa, jeśli chodzi o przechowywanie typowej dokumentacji. Różnią się wielkością, czyli pojemnością. Mają miejsce na opisanie lub miejsce na umieszczenie etykiety, która ułatwi szybkie określenie zawartości. Pewnym standardem, który definiuje wymiary pudełek archiwizacyjnych, jest rozmiar arkusza A4.

Oczywiście dostępne są również rozwiązania do przechowywania dokumentów o niestandardowych wymiarach jak na przykład wydruki A3 i wzwyż czy wydruki wielkoformatowe na papierze z rolki.

Właściwości pudełek i pojemników na dokumenty i nie tylko

Pudełka archiwizacyjne powinny być trwałe, chroniąc dokumenty przed czynnikami zewnętrznymi, ale również ułatwiając częste przemieszczanie czy przekładanie dokumentów. Powinny wytrzymać także spory ciężar. W roli materiałów, z których są produkowane pudełka, najczęściej spotkamy tekturę falistą, która dodatkowo może być pokryta warstwą foli z nadrukiem.

Pojemniki wykonane z tworzywa sztucznego również są powszechnie stosowane. Mogą to być, chociażby pojemniki na dokumenty stojące, ułatwiające szybkie odłożenie bieżących papierów.

Nie zapominajmy o innych administracyjnych udogodnieniach. Pojemniki na teczki czy pojemnik na teczki zawieszane oraz pojemniki stojące na akcesoria do pisania, zapewnią schludny podział i wygląd drobnych narzędzi biurowych.

Warto wspomnieć, że większość pudełek do archiwizacji jest dostarczana w formie do samodzielnego złożenia. Choć wydawać by się mogło, że to dodatkowa praca, szczególnie jeśli potrzebujemy dużej ilości pudełek, to w gruncie rzeczy jest to ułatwienie. Po pierwsze zmniejsza to koszty zakupu i przesyłki pudełek do samodzielnego złożenia. Po drugie, łatwiej jest przechowywać zapas pudełek w płaskiej, niezłożonej formie, do czasu kiedy będą nam potrzebne.

Odpowiednie wykorzystanie projektowe

Aby powyższe udogodnienia spełniały swoją funkcję, niezbędne jest ich prawidłowe rozmieszczenie. Pojemnik na dokumenty stojący tuż przy biurku, będzie wspierał szybkie segregowanie dokumentacji, a pojemnik na teczki zawieszane usprawnia efektywność pracy. Z kolei tam, gdzie kluczowe jest zachowanie cennego miejsca, warto korzystać z pojemniki składane.