Przechowywanie dokumentów – jak i w czym to robić?

Przechowywanie dokumentów – ile lat?

Większość dokumentów firmowych, takich jak księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne czy faktury, powinny być przechowywane przez okres 5 lat. Ten czas liczony jest od początku roku następującego po roku, w którym dokumenty te zostały wystawione.

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku dokumentacji pracowniczej – każdy pracodawca powinien wiedzieć, jak długo ma obowiązek ją przechowywać. Od 2019 roku płatnicy składek (pracodawcy) mają obowiązek przechowywania dokumentów, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lub 10 lat. Okres ten liczy się od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

50 lat obejmuje:

•       Listy płac
•       Karty wynagrodzeń
•       Inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty

10 lat obejmuje:

•       Akta osobowe pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku
•       Wybór 10-letniego okresu przechowywania akt osobowych:

Pracodawca ma prawo do wyboru 10-letniego okresu przechowywania akt osobowych dla pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. W tym przypadku pracodawca musi wysłać do ZUS-u raport informacyjny.

Powyższe informacje nie stanowią porady prawnej. W przypadku wątpliwości, co do okresu przechowywania konkretnych dokumentów, należy skonsultować się z prawnikiem.

Przechowywanie dokumentów – 5 praktycznych wskazówek

Przestrzeganie tych pięciu prostych zasad pomoże utrzymać porządek w dokumentach i zapewnić im odpowiednią ochronę. Należy pamiętać jednak, że kluczowe jest dostosowanie tych rad do indywidualnych potrzeb i możliwości firmy.

Terminowość – zrozumienie i przestrzeganie terminów, w jakich należy przechowywać poszczególne dokumenty, jest niezwykle ważne. Niektóre dokumenty, takie jak umowy o pracę czy dokumenty podatkowe, muszą być przechowywane przez określony czas. W przypadku nieprzestrzegania tych terminów można narazić się na konsekwencje prawne. Dlatego warto regularnie sprawdzać, które dokumenty już nie muszą być przechowywane, a które jeszcze należy zachować.

Systematyczność – regularne porządkowanie dokumentów jest kluczowe dla utrzymania porządku. Dzięki temu łatwiej będzie znaleźć potrzebne dokumenty, gdy zajdzie taka potrzeba. Warto wprowadzić system, który pozwoli nam na łatwe segregowanie i katalogowanie dokumentów za pomocą akcesoriów biurowych, o czym przeczytasz w dalszej części artykułu.

Bezpieczeństwo – dokumenty powinny być przechowywane w miejscu bezpiecznym, z dala od potencjalnych źródeł zagrożenia, takich jak ogień czy woda. Warto również zainwestować w odpowiednie meble i akcesoria do przechowywania dokumentów, które zapewnią im ochronę.

Digitalizacja – coraz więcej osób decyduje się na digitalizację dokumentów. To nie tylko oszczędność miejsca, ale również łatwiejszy dostęp do dokumentów i ich wyszukiwanie. Trzeba jednak wiedzieć, że nie wszystkie dokumenty mogą być przechowywane w formie cyfrowej – niektóre z nich muszą być przechowywane w formie papierowej – np. dokumenty księgowe czy akta osobowe.

Prywatność – dokumenty zawierające dane osobowe powinny być przechowywane w sposób zapewniający ich ochronę – na przykład w zamkniętych szafach czy sejfach. W przypadku dokumentów cyfrowych warto zainwestować w odpowiednie oprogramowanie do ich zabezpieczania.

W czym przechowywać dokumenty?

W ofercie Biurpap znajdują się setki różnych artykułów do przechowywania dokumentów. Część z nich doskonale sprawdzi się do składowania bieżącej dokumentacji. Z kolei miniarchiwa czy pojemniki do archiwum znajdą zastosowanie do magazynowania starych dokumentów księgowych czy kadrowych.

Fastykuła A4

Fastykuła archiwizacyjna to twarde tekturowe okładki wykorzystywane do archiwizacji dużych partii dokumentów. To jeden z najprostszych artykułów do magazynowania papierów firmowych.

Pojemniki na teczki – miniarchiwa

Pojemniki na teczki, tzw. miniarchiwa to doskonałe rozwiązanie dla firm, które przechowują wiele dokumentów w teczkach. W ofercie Biurpap dostępne są m.in. solidne systemy harmonijkowe, które spełniają swoją funkcję jako archiwum szufladowe lub wolnostojące.

Występują w różnych rozmiarach. Niektóre modele wyposażono w 12 przegródek do segregowania dokumentów według miesięcy, a inne w 24 i 31 przegródek do segregowania według dat. Ponadto artykuły te dostępne są w różnych kolorach umożliwiających kategoryzacje dokumentów ze względu na ich rodzaj, ważność czy tematykę.

Pudła zbiorcze do archiwum

Pudła zbiorcze są idealne do przechowywania dużej ilości dokumentów, które nie są często używane. Wykonane są zazwyczaj z kartonowej tekstury falistej o wysokiej gramaturze. Do najpopularniejszych modeli należą pudła na segregatory lub mieszczące zawartość segregatora, a także duże pudła z dnem i wiekiem. Te drugie są w stanie zmieścić kilka segregatorów w stosach bez konieczności budowania regałów.

Segregatory

Segregatory to najpopularniejsze artykuły w przechowywaniu dokumentów. Umożliwiają łatwe segregowanie papierów i szybki dostęp do nich. Są dostępne w różnych rozmiarach i kolorach, co pozwala na łatwe dopasowanie ich do indywidualnych potrzeb. Ponadto z łatwością można je schować we wcześniej wspomnianych pudłach zbiorczych. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule Segregatory biurowe – popularne rodzaje, wymiary i dobór.

Koszulki na dokumenty

Koszulki na dokumenty to kolejne, niezwykle przydatne akcesorium do przechowywania dokumentów. Wykonane zazwyczaj z przezroczystej lub półprzezroczystej folii PP lub PE. Umożliwiają łatwe zobaczenie zawartości bez konieczności wyjmowania dokumentów.

Koszulki na dokumenty spełniają kilka istotnych funkcji. Po pierwsze, chronią dokumenty przed uszkodzeniami mechanicznymi, takimi jak rozdarcia czy zagniecenia. Po drugie, zapewniają ochronę przed zabrudzeniem – dzięki nim każda kartka jest zabezpieczona przed przypadkowym rozlaniem płynu czy odciskami palców.

Sejf na dokumenty

Sejf gabinetowy na dokumenty to specjalistyczne urządzenie do przechowywania materiałów, które są szczególnie ważne lub zawierają poufne informacje. Sejfy na dokumenty są zazwyczaj wykonane z wytrzymałych materiałów i wyposażone w zamki, które zapobiegają nieautoryzowanemu dostępowi.

Poza tym wiele sejfów na dokumenty oferuje ochronę przeciwpożarową. Są one zaprojektowane tak, aby nawet w przypadku pożaru, dokumenty przechowywane w środku były chronione przez określony czas.

Podsumowując, przechowywanie dokumentów nie jest trudnym zadaniem, jeżeli zna się przepisy prawa i stosuje właściwe metody magazynowania i niezbędne narzędzia. Zarówno w domu, jak i w firmie, kluczem do sukcesu jest odpowiednia organizacja i regularne przeglądanie dokumentów.

Należy pamiętać, że każdy dokument, niezależnie od swojej wartości, zasługuje na odpowiednie miejsce i sposób przechowywania. Dobre praktyki przechowywania dokumentów pomagają utrzymać porządek, oszczędzają czas na poszukiwanie potrzebnych informacji i gwarantują bezpieczeństwo naszych danych.